Politica de confidențialitate

1. Ce date sunt prelucrate

Aplicația prelucrează trei categorii de date:

• Date de cont: nume, adresă de email și parolă stocată sub formă de amprentă criptografică (nu în clar).
• Date fiscale ale firmelor: denumire, CUI, adresă, balanțe de verificare, mapări de conturi, calcule și declarații generate.
• Date de utilizare: evenimentele din jurnalul de audit — acțiunea, autorul, momentul și adresa IP de la care s-a făcut acțiunea.

2. De ce sunt prelucrate

Datele de cont sunt necesare pentru autentificare și pentru a atribui acțiunile unei persoane identificabile.

Datele fiscale sunt însuși obiectul serviciului: fără balanță nu există calcul, iar fără istoricul calculelor nu există trasabilitate sau posibilitatea de a rectifica o perioadă trecută.

Jurnalul de audit există pentru trasabilitate: la un control sau la o revizuire internă trebuie să se poată reconstitui cine a schimbat ce și când.

3. Unde sunt stocate

Datele structurate se păstrează într-o bază de date PostgreSQL. Fișierele încărcate — balanțe și documente justificative — se păstrează în stocarea de obiecte configurată pentru instalarea respectivă.

Locația fizică a serverelor, furnizorul de găzduire și eventualii subîmputerniciți trebuie completate de operatorul platformei, împreună cu temeiul transferurilor, dacă acestea au loc în afara Spațiului Economic European.

4. Cine are acces

Accesul la datele unei firme îl au exclusiv membrii organizației din care face parte firma, plus administratorii platformei.

Există două roluri la nivel de organizație: Administratorul gestionează echipa, poate invita colegi și aprobă sau respinge calcule; Membrul poate modifica date fiscale, adăuga comentarii și atașa documente.

Fiecare accesare care modifică date lasă o urmă în jurnalul de audit.

5. Cât timp sunt păstrate

Datele fiscale se păstrează atât timp cât contul este activ, pentru că recalcularea și rectificarea perioadelor anterioare sunt funcții esențiale ale serviciului. Regulile fiscale vechi nu se șterg niciodată, tocmai pentru a permite recalcularea unui an trecut cu regulile lui.

Termenele concrete de păstrare după încetarea contractului trebuie stabilite de operator, în acord cu obligațiile legale de arhivare aplicabile documentelor fiscale.

6. Drepturile tale

În calitate de persoană vizată ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate și opoziție, în condițiile Regulamentului (UE) 2016/679.

Datele contului pot fi modificate direct din pagina de setări. Rapoartele de calcul și registrul de evidență fiscală pot fi exportate oricând în format XLSX.

Adresa de contact pentru exercitarea acestor drepturi și, dacă este cazul, datele responsabilului cu protecția datelor trebuie completate de operatorul platformei.

7. Securitate

Parolele sunt stocate exclusiv sub formă de amprentă criptografică. Accesul la API se face pe bază de token, iar fiecare cerere verifică rolul utilizatorului pe firma vizată.

Măsurile suplimentare — criptare în repaus, politici de backup, autentificare în doi pași, scanări de vulnerabilități — depind de configurația instalării și trebuie descrise de operator.